Cómo mejorar la gestión de proyectos en las empresas
Mejorar la gestión de proyectos en las empresas ofrece muchas ventajas sea cual sea el tamaño de la misma. Por gestión de proyectos entendemos las pautas, técnicas y procesos establecidos que pretenden optimizar los recursos empleados, ya sea humanos, económicos o temporales, utilizados para un proyecto determinado. Una buena gestión de proyectos aumenta las posibilidades de éxito del mismo, tanto en plazo, forma y presupuesto.
Características básicas de un proyecto
Un proyecto consiste en un trabajo a realizar por una empresa con los siguientes parámetros definidos:
- Alcance: Determina los objetivos del mismo y los requisitos para su correcta ejecución
- Recursos: En un proyecto se especifican los bienes materiales, económicos y recursos humanos que se emplearán para cumplir con los requisitos del proyecto
- Tiempo: Un proyecto está delimitado en el tiempo. Una buena gestión del mismo debe precisar en qué momento se tendrán acabadas las diferentes tareas de que consta el proyecto
- Presupuesto: Los costes y beneficios de los trabajos a realizar deben estar establecidos también desde el principio. Una buena gestión del proyecto debe asegurar que no se incurren en costes superiores a los establecidos y que se obtienen los beneficios marcados
¿Cuáles son las ventajas de optimizar la gestión de proyectos?
Las pautas o protocolos para la gestión de proyectos permite resolver los posibles problemas de forma rápida así como optimizar los recursos empleados en dicho proyecto. Por ejemplo, disponer de un cronograma y distribución de tareas por tiempos y empleados puede mejorar el presupuesto empleado en el mismo y por tanto su rentabilidad. Un proyecto bien gestionado garantiza el resultado del mismo, mejorando la satisfacción del cliente y con ello la competitividad de la empresa.
¿Cómo mejorar la gestión de proyectos?
Una de las formas más habituales para mejorar la gestión de proyectos en las empresas es utilizar un software de gestión. Estas herramientas permiten gestionar no solo las tareas contables o administrativas de la empresa sino que además pueden incorporarse módulos adicionales que faciliten la gestión de todas las áreas del negocio. Puede incorporarse una herramienta para la gestión de proyectos personalizada que incorpore los parámetros necesarios para cada empresa.
El software de gestión de proyectos debe tener los módulos necesarios para que el responsable del proyecto pueda realizar con facilidad las siguientes tareas:
- Definir el equipo para la realización del proyecto
- Definir un plan de proyecto con las tareas específicas que deben realizarse a lo largo del tiempo así como los entregables que deben aportarse al cliente
- Definir los objetivos y alcance del proyecto
- Controlar los gastos del mismo
- Identificar los riesgos del proyecto y proporcionar soluciones a los mismos
- Permitir la comunicación entre todas las partes involucradas en la ejecución del proyecto
