Digitalización de documentos: clave para optimizar los procesos dentro de tu empresa?
La digitalización de documentos es clave en la transformación digital de nuestra empresa ya que permite gestionar toda la documentación mediante herramientas digitales ganando eficiencia y seguridad en los procesos.
La digitalización de documentos permite agilizar los procesos en los que se maneja información ya que facilita la localización y clasificación de la misma.
¿Qué tipo de documentos se pueden digitalizar?
De forma tradicional, la información relevante para los procesos de una empresa, se almacenaban en forma de papel ocupando con ello espacio físico y aumentando costes económicos y medioambientales derivados de la impresión de los documentos. Almacenar y clasificar la información es clave para agilizar los procesos de una empresa y este almacenaje y clasificación es mucho más efectivo con las herramientas digitales.
Digitalización de documentos: ¿para qué tipo de información?
Prácticamente todos los documentos que archivamos en papel son susceptibles de ser digitalizados si contamos con las herramientas adecuadas para ello.
Albaranes, facturas, pedidos de compras y ventas, contratos, presupuestos etc pueden almacenarse y clasificarse de forma digital. Asimismo, todos los documentos que intervienen en los proyectos realizados por las empresas y que son clave en los servicios que se ofrecen también pueden gestionarse de forma digital.
Digitalización de documentos: Ventajas
Las principales ventajas de gestionar los documentos de forma digital son las siguientes:
- Mantenemos nuestros documentos siempre archivados y ordenados evitando su pérdida
- Los documentos se ordenan de acuerdo a una estructura lógica que permite optimizar la gestión de la información
- Agilizamos el tiempo de acceso a la información
- Automatizamos procesos repetitivos
- Reducimos costes económicos y mediambientales
- Reducimos espacio de almacenaje
- Mejoramos la seguridad ya que si contamos con un sistema digital de gestión documental con una protección adecuada nuestra documentación estará a salvo de pérdidas o sustracciones
De este modo, la digitalización de documentos nos permite una mejor gestión documental dotando de una mayor eficiencia a todos los procesos de gestión y uso de información.
